Az indulást megelőzően gondos tervezés szükséges, elkerülendő, hogy az utazás során kellemetlenségek érjenek minket. 2004. május 1-je óta az Európai Unió országaiba nem kell útlevél, személyi igazolvánnyal akár jogosítványunk felmutatásával is átléphetjük a határt. A világ más pontjaira természetesen továbbra is útlevél szükséges, amelynek érvényességét feltétlenül ellenőrizzük!

Bár a jogszabály pontosan meghatározza az utazási vállalkozó kötelezettségeit, nem árt tudnunk, mire kell figyelni a szerződés megkötésekor. Utazási szerződést köthetünk írásban vagy elektronikus úton. Ha az iroda nem köt szerződést, ne vegyük igénybe a szolgáltatásait, mert később sok kellemetlenség érhet minket. Az utazási szerződés részét képezi az utazási iroda tájékoztatója vagy programfüzete is. Mind a részünkre átadott szerződést, mind az általános szerződési feltételeket, tájékoztatót alaposan olvassuk el a szerződés aláírását megelőzően, mivel sok nélkülözhetetlen információt tartalmaz például a reklamációval, fogyasztói kifogással kapcsolatban.
 
Az elektronikus úton kötött utazási szerződés is megfelel a jogszabályi követelményeknek, amennyiben azt fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el, és tartós adathordozón az utas rendelkezésére bocsátották. A tartós adathordozó olyan eszköz, mely az utas számára lehetővé teszi a neki címzett adatoknak a megfelelő ideig történő tárolását, és a tárolt adatok változatlan formában és tartalommal történő megjelenítését pl: papír, email.

Az utazási szerződésekben egyértelműen fel kell tüntetni az utazás szervezési díját is magában foglaló díjat, az utazás díjába bele nem foglalt, külön felszámításra kerülő adó, illeték és egyéb kötelező terhek (így különösen az üdülőhelyi díj, horgonyzási díj, repülőtéri illeték) összegét, és az utazási szerződés alapján fizetendő teljes összeget. Minden fizetendő összeget forintban kell meghatározni. Fel kell továbbá tüntetni a díjak megfizetésének rendjét és módját, valamint tájékoztatni kell az utasokat a díj módosításának lehetőségére.
 
Jó azt is tudni, hogy az utazási szerződésben rögzített díjak csak néhány esetben emelhetők, ha erre lehetőséget ad az utazási szerződés. Ha az utazással kapcsolatos szállítási költségek (beleértve az üzemanyagköltségek), a helyi adók, illetékek növekednek, illetve a devizaárfolyam változik, akkor az áremelkedéssel és a változással arányos mértékben emelhető a részvételi díj. A díjemelés indokát is a díjemeléssel együtt az utassal írásban közölni kell. Az indulást megelőző húsz napon belül semmilyen okból sem emelhetőek az árak.
 
Sokszor problémát jelent az utazási díjnak és előlegének megfizetése is. Az utazási szerződés megkötésekor előleg címén a díj legfeljebb 40 százalékának befizetése követelhető. Ettől a rendelkezéstől csak kivételes esetben és akkor térhet el az utazási iroda, ha a külföldi közreműködővel kötött szerződése ennél szigorúbb kötelezettséget ró az utazási irodára.
 
A díj teljes összegének megfizetését az utazási vállalkozó legkorábban az utazás megkezdése előtt 30 nappal igényelheti, kivéve, ha a külföldi közreműködővel kötött szerződés miatt korábbi időpont indokolt.

Az utas az utazás megkezdése előtt az utazást bármikor írásban lemondhatja, ennek azonban lehetnek anyagi következményei, mert az utazási iroda bánatpénzt köthet ki a fogyasztó elállásának esetére. Ez alól két kivétel van.
 
Ha az utas azért mondja le az utazást, mert az úti cél vagy az ahhoz vezető útvonal olyan területet érint, amely - az utazási szerződés megkötését követően - a külpolitikáért felelős miniszter által vezetett központi államigazgatási szerv honlapján az „utazásra nem javasolt” utazási célországokat és térségeket megjelölő felsorolásba felvételre kerül. Ilyenkor az utazásszervező köteles azonos vagy magasabb értékű helyettesítő szolgáltatást nyújtani. Ha helyettesítő szolgáltatás az eredetinél alacsonyabb értékű, az utazásszervező köteles a díjkülönbözetet az utasnak megtéríteni. Ha a helyettesítő szolgáltatást az utas nem fogadja el akkor bánatpénz megfizetése nélkül elállhat a szerződéstől.
 
Ha az utazási vállalkozó 8%-t meghaladóan emelte a díjat vagy lényeges szerződési feltételen módosított, akkor az utas bánatpénz megfizetése nélkül elállhat a szerződéstől.
 
Az utas ilyenkor is az eredetivel azonos vagy magasabb értékű helyettesítő szolgáltatásra tarthat igényt, ha ennek nyújtására az utazásszervezőnek lehetősége van. Ha erre nem képes, vagy az utas a felkínált helyettesítő szolgáltatást nem fogadja el, az utazásszervező a teljes befizetett díj azonnali visszafizetésére, és kamat megfizetésére köteles. Ha a helyettesítő szolgáltatás az eredetinél alacsonyabb értékű, az utazásszervező köteles a díjkülönbözetet az utasnak megtéríteni.
 
Ezen túlmenően az utazási iroda a feltételek fennállása esetében köteles az utasnak az elállás következtében felmerült kárát (ideértve a nem vagyoni kárt is) megtéríteni.

Az utas egyéb okból történő elállását az utazási iroda bánatpénz megfizetéséhez kötheti. Az utas elállásának esetére kikötött bánatpénz mértéke a szolgáltatás díjának (részvételi díj) összegét nem haladhatja meg. A bánatpénz átalány formájában, a díj bizonyos %-ban is megállapítható. Az utasnak az utazás megkezdését megelőző harmincöt napnál, szálláshely (apartman) igénybevételére irányuló utazási szerződés esetében pedig negyvenöt napnál korábbi elállása esetére bánatpénzként legfeljebb a szolgáltatás díjának (a részvételi díjnak) tíz százaléka követelhető. Az utazás megkezdését megelőző hatvan napnál korábbi elállás esetére bánatpénz nem követelhető.

Sokszor felmerül az utazás során, hogy a helyszínen nincsen az utazási irodának képviselője, vagy ha van is, akkor sem érhető el. A jogszabály előírja, hogy a szervező köteles gondoskodni arról, hogy a társasutazáson részt vevő legalább 15 fős csoportokat a célország nyelvén, vagy az ott általánosan használt világnyelven beszélő, idegenvezetésre jogosult személy kísérje. Nem kell idegenvezetésre jogosult csoportkísérőt biztosítani, ha a csoport tagjai erre nem tartanak igényt.

Tisztázni kell a szerződés aláírása előtt, hogy az utazási iroda, akivel meg kívánjuk kötni a szerződést, utazás közvetítő vagy utazásszervező. A hatályos jogszabályok szerint ugyanis a szerződésben vállalt szolgáltatások teljesítéséért az utazásszervező felel. Azonban, ha az utas az utazási szerződést utazásközvetítő útján kötötte, az utazási szerződés teljesítésével kapcsolatos szavatossági, kártérítési igényét az utazásközvetítőnél is bejelentheti.
 
Ha az utazásszervező a vállalt szolgáltatást nem az utazási szerződésnek megfelelően teljesíti, köteles a részvételi díjat arányosan leszállítani.
 
Az utazásszervező nem köteles a részvételi díjat leszállítani, ha az utas a szolgáltatást vagy valamely részszolgáltatást saját elhatározásából vagy érdekkörében felmerült okból nem veszi igénybe.
 
Ha az utazás megkezdését követően az utazásszervező a vállalt szolgáltatás jelentős részét nem tudja teljesíteni, köteles azokat más megfelelő, hasonló értékű részszolgáltatással pótolni. Ha ennek értéke a nem teljesített szolgáltatás értékét meghaladja, a költségkülönbözet az utasra nem hárítható át.
 
Számos esetben előfordult olyan panasz, hogy a fogyasztók a helyszínen szembesültek azzal, hogy nem a megrendelt szállást vagy szolgáltatást kapták. Az utazási iroda ilyen esetekben sokszor nem tudott megfelelő helyettesítő szolgáltatást, szállást biztosítani a fogyasztóknak, ezért ők haza kívántak jönni a nyaralásukból. Korábban ilyen esetekben az utazási irodák nem szállították haza az utasokat, így csak saját költségükön tudtak hazajönni.
 
A 2008. december 28. napját követően kötött utazási szerződések szerint a fent leírt esetben ha a helyettesítő szolgáltatást az utas indokoltan nem fogadja el, akkor az utazásszervező - amennyiben az utas erre igényt tart - köteles gondoskodni az utasnak az utazás kiinduló helyére vagy az utas által elfogadható, a célországban található más visszaérkezési helyre történő szállításáról. A hazaszállítás költségeit viselnie kell és az igénybe vett részszolgáltatások értékével csökkentett befizetett díjat is vissza kell fizetnie.
 
Az utas kérheti a hibás teljesítés következtében felmerült kár megtérítését. Az utazásszervező felel az utazási szerződés nem vagy hibás teljesítéséből eredő károkért, kivéve ha a hibás teljesítés oka rajta kívül álló okra vezethető vissza (pl: vis major).
 
Az utazásszervezőnek az utazási szerződés nem vagy hibás teljesítéséből eredő károkért való felelőssége a részvételi díj összegének kétszeresét meghaladó része tekintetében az utazási szerződésben korlátozható.

Az utas a hiba felfedezése után haladéktalanul köteles a kifogását az utaskísérővel, annak hiányában a helyszíni szolgáltatóval közölni. Az utaskísérő köteles gondoskodni a kifogásnak a helyszíni szolgáltatónak történő bejelentéséről. Fontos, hogy a hiba bejelentéséről írásbeli dokumentációval rendelkezzen az utas. Az utaskísérő az utas bejelentését köteles jegyzőkönyvbe foglalni és ennek egyik példányát az utasnak átadni. Amennyiben az idegenvezető vagy a helyi képviselő nem vesz fel jegyzőkönyvet, vagy azt nem írja alá, akkor javasolt az utastársakkal együtt készíteni egyet vagy velük aláíratni. Utaskísérő hiányában - ha a helyi szolgáltató a panaszt nem orvosolta - az utas az utazásszervezőt, illetve azt az utazásközvetítőt köteles tájékoztatni, akinél az utazási szerződést megkötötte.

Az utazási csomag értékesítésére vonatkozólag néhány speciális szabály is létezik. Utazási csomag az olyan utazási szolgáltatás, ahol az utazásszervező személyszállítási, szállás- és egyéb turisztikai szolgáltatások (így különösen étkezés, idegenvezetés, szórakoztató, illetve kulturális program) közül legalább kettőnek előre megállapított együttesét úgy nyújtja, hogy a szolgáltatás díját valamennyi részszolgáltatásra kiterjedően összesítve, egy összegben határozza meg.
 
Fontos tudni hogy utazási csomag értékesítése esetében a programfüzetben többek között tájékoztatni kell az utasokat a szállítóeszközről és annak kategóriájáról, az étkezésről, a legalacsonyabb létszámról, amely az utazás elindításának feltétele, továbbá arról a határidőtől, ameddig az utazásszervező az utazásnak a legalacsonyabb létszám el nem érése okán történő elmaradásáról az utast értesíteni köteles. Az utazási iroda köteles tájékoztatni az utasokat az utazással érintett országok útiokmány- és vízumelőírásairól, ideértve a beutazásra előírt egyéb különleges előírásokat.
 
Az utazásszervező, illetve az utazásközvetítő utazás megkezdése előtt legalább hét nappal, vagy ha az utazási szerződés megkötése és az indulás közötti időtartam ennél rövidebb, legkésőbb az utazási szerződés megkötésekor köteles az utast vagy a kiskorú törvényes képviselőjét írásban tájékoztatni többek között az utazásszervező helyi képviselőjének nevéről, címéről és telefonszámáról. Ennek hiányában tájékoztatni kell az utast arról a telefonszámról vagy egyéb információról, amely lehetővé teszi az utas számára az utazásszervezővel történő kapcsolatfelvételt, illetve arról a helyi utazásszervezőről, amelyhez az utas szükség esetén segítségért fordulhat.
 
Az utazásszervező által értékesített utazási csomagra kötött szerződések és a fogyasztónak adott programfüzet minden kötelező elemét a 281/2008. (XI. 28. ) Korm rendelet 13-15 §-a tartalmazza.

Ha az utas nem kapja meg az utazási szerződés egy példányát, továbbá ha az utazásszervező megszegi az utólagos díjemeléssel összefüggő tájékoztatási kötelezettséget, bejelentéssel Nemzeti Fogyasztóvédelmi Hatósághoz (NFH) lehet fordulni.
 
Szintén az NFH jár el a tájékoztató füzettel összefüggő jogsértések esetében. Azonban a hatóság csak bírságolhat a jogsértés megállapításának esetében, és nem kötelezheti az utazási irodát kártérítés megfizetésére. A hatáskörrel és illetékességgel rendelkező békéltető testület vagy bíróság segíthet eldönteni a fogyasztó és gazdálkodó szervezet közötti a vitás kérdéseket (pl: az utas nem kapott kártérítést). Az utazó hazaérkezés után először közvetlenül az utazási irodát kell, hogy megkeress panaszával, és ha ez nem vezet eredményre, akkor fordulhat a békéltető testülethez vagy a bírósághoz.